Open Space sob análise: Porque escritórios abertos nos esgotam sem darmos conta

Novos estudos mostram até que ponto os espaços abertos exigem concentração e nervos de quem trabalha neles.

Desde o boom do trabalho híbrido, muitos escritórios parecem mais pequenos, mais cheios e mais vivos. Enquanto as equipas de recursos humanos negociam regras para o teletrabalho, outra discussão passa quase despercebida: o que é que estes espaços abertos fazem, na prática, ao nosso cérebro - e porque é que os dias num escritório de grande área partilhada muitas vezes parecem custar o dobro de um dia normal de trabalho?

Quando o espaço aberto leva o cérebro ao limite

Os ambientes de trabalho abertos são apresentados como modernos, comunicativos e eficientes. Quase sem divisórias, tudo visível, toda a gente disponível a qualquer momento. Na realidade, muitos trabalhadores lidam com ruído, interrupções constantes e a sensação de nunca entrarem verdadeiramente “no túnel”.

É precisamente aqui que entra um estudo espanhol. Os investigadores quiseram perceber se o cérebro tem, de facto, de trabalhar mais num espaço aberto do que numa pequena sala individual - mesmo quando as tarefas são exatamente as mesmas.

Para isso, equiparam 26 pessoas, com idades entre o final dos 20 e os 60 anos, com auscultadores móveis de EEG. Estes aparelhos medem, através de sensores colocados no couro cabeludo, a atividade elétrica do cérebro. Os participantes executaram tarefas típicas de trabalho intelectual: ler e responder a e-mails, acompanhar notificações, memorizar listas de palavras e reproduzi-las.

As tarefas mantiveram-se iguais; o que mudou foi apenas o ambiente:

• um espaço aberto clássico, com outras pessoas à vista e ao alcance do ouvido
• uma pequena cabine de trabalho, parcialmente envidraçada, onde o ambiente acústico era muito mais calmo

As medições concentraram-se na região frontal - onde se situam áreas centrais para a atenção, o foco e o bloqueio de distrações.

O que as ondas cerebrais revelam sobre os escritórios em open space

A atividade do cérebro pode ser dividida, de forma geral, em diferentes padrões de ondas, associados a estados específicos. De forma simplificada:

• ondas gama: trabalho mental com elevada concentração
• ondas beta: estado de alerta ativo, com aumento de inquietação ou nervosismo
• ondas alfa: atenção relaxada, mais passiva
• ondas teta: imersão interior, fadiga mental, memória de trabalho
• ondas delta: sono profundo

A conclusão mais interessante do estudo foi que a mesma atividade produziu padrões praticamente opostos na sala individual e no espaço aberto.

Na sala individual e silenciosa, o cérebro precisou de cada vez menos energia ao longo da tarefa - no escritório aberto, precisou de cada vez mais.

Na pequena cabine, as ondas beta e alfa na região frontal diminuíram de forma clara com o passar do tempo. Isso sugere que o cérebro se adapta à tarefa e a executa com menos esforço. A concentração mantém-se estável e o “motor” mental trabalha de forma mais tranquila.

No espaço aberto, o cenário foi diferente: as ondas gama, ou seja, os processos de pensamento de maior exigência, aumentaram de forma contínua. Ao mesmo tempo, cresceram as ondas teta, que entre outros aspetos apontam para cansaço mental e para o uso dos recursos da memória de trabalho. Outras duas medidas - grau de ativação e envolvimento - também subiram de forma significativa.

Em termos simples: para produzir o mesmo resultado, o cérebro no espaço aberto tem de funcionar sempre mais alto. Fica, por assim dizer, permanentemente em ralenti com turbo.

Porque é que “ignorar” as distrações não resulta

Muitos trabalhadores dizem: “Eu simplesmente filtro isso.” Os dados apontam noutra direção. Mesmo quando acreditamos que os ruídos ou os movimentos passam ao lado, existe um sistema de filtragem a funcionar em segundo plano, a separar esses estímulos.

Cada “não ouvir” e cada “não olhar” custa energia sem que se dê por isso - hora após hora.

Na sala individual e silenciosa, quase não há nada para filtrar. Os sons e os estímulos visuais mantêm-se reduzidos, e o cérebro pode concentrar-se quase totalmente na tarefa. Já no espaço aberto surgem constantemente fragmentos de conversas, toques de telefone, colegas a passar, notificações e o ruído das teclas.

O estudo também mostrou que as pessoas reagem de forma desigual. Em alguns participantes, a atividade cerebral no espaço aberto disparou de forma evidente; noutros, as alterações foram mais moderadas. Ao que tudo indica, há pessoas muito mais vulneráveis à distração causada por espaços abertos do que outras.

Stress, humor e satisfação: o que dizem outros estudos

A investigação espanhola não está isolada. Vários trabalhos dos últimos anos desenham um quadro consistente.

O ruído aumenta claramente os níveis de stress

Num estudo controlado com 43 participantes, investigadores compararam escritórios abertos com espaços mais silenciosos. Mediram a frequência cardíaca, a condutância da pele - um marcador das reações ao stress - e analisaram expressões faciais com recurso a IA.

• o humor negativo aumentou cerca de um quarto em áreas abertas e ruidosas
• o stress fisiológico subiu cerca de um terço

Em paralelo, outros estudos mostraram que conversas de fundo e ruído constante pioram de forma mensurável o desempenho em tarefas cognitivas exigentes. As pessoas distraem-se mais facilmente e demoram mais tempo a voltar ao foco.

Os escritórios em open space deixam muitos trabalhadores insatisfeitos

Uma análise de 2013, com mais de 42.000 trabalhadores de escritório de vários países, chegou a uma conclusão clara: quem trabalha em estruturas abertas avalia o seu posto de trabalho de forma significativamente pior do que quem tem um gabinete próprio.

O principal motivo é simples: demasiado barulho, pouca privacidade. O efeito lembra o que aconteceu com as cadeiras ergonómicas: durante muito tempo, as empresas subestimaram o desgaste físico; hoje, cadeiras de escritório de má qualidade são vistas como um problema sério para a produtividade e para a saúde. No que toca à carga acústica e visual, muitas organizações ainda estão no início dessa curva de aprendizagem.

Como as empresas podem aliviar o cérebro das equipas

O trabalho intelectual depende de concentração sem interrupções. Longos períodos em que ninguém toca, pergunta, escreve ou passa ao lado não são um luxo; são a base da qualidade e do ritmo.

Mesmo assim, as áreas de escritório são muitas vezes planeadas com base na eficiência de espaço e numa “atmosfera criativa” - e menos na carga cognitiva. Um exemplo em sentido contrário é a sede da LinkedIn em São Francisco. Ali, o número de postos clássicos em espaço aberto foi reduzido para metade. Em vez disso, foram criadas mais de 70 zonas diferentes, incluindo áreas para trabalho silencioso e concentrado.

Quem precisa de mudar de tarefa também precisa de poder mudar de tipo de espaço - tal como se escolhe a ferramenta certa para cada trabalho.

Medidas concretas para reduzir o stress cerebral

As organizações que querem repensar os seus espaços podem atuar em vários pontos:

• criar espaços de recolhimento: pequenas cabines ou salas bem isoladas para chamadas, pensamento concentrado e conversas confidenciais
• melhorar a acústica: tetos absorventes, alcatifas, painéis de parede, cortinas e mobiliário estofado
• quebrar as linhas de visão: divisórias baixas, ilhas de plantas e estantes para reduzir o movimento permanente no campo visual
• definir zonas com clareza: separar fisicamente as áreas de troca e trabalho em equipa das zonas de foco
• usar mascaramento sonoro: ruído de fundo suave ou sinais especialmente gerados para encobrir sons isolados perturbadores

Estas medidas custam, à partida, mais do que um simples mar de secretárias. Ainda assim, os estudos indicam que escritórios mal planeados criam custos ocultos: produtividade mais baixa, mais erros, mais baixas por doença e rotatividade mais rápida.

O que os trabalhadores podem fazer por si próprios

Nem todas as empresas fazem obras de imediato. Mesmo assim, quem trabalha num espaço aberto pode fazer várias coisas para aliviar a carga sobre o cérebro:

• usar auscultadores com cancelamento de ruído e associá-los a períodos claros de foco
• bloquear a agenda para blocos de trabalho sem interrupções - visível para a equipa
• agrupar e-mails e mensagens, em vez de reagir continuamente a notificações
• combinar pontos fixos para conversa, para que as interrupções espontâneas aconteçam menos vezes
• escolher locais diferentes no escritório consoante a tarefa, sempre que isso seja possível

Quem nota que a sobrecarga de estímulos provoca rapidamente stress ou fadiga deve falar disso de forma aberta. O estudo espanhol sugere que as pessoas reagem com sensibilidades diferentes - mais uma razão para que espaços rígidos, pensados para servir toda a gente da mesma forma, tenham pouca viabilidade a longo prazo.

Porque é que este tema vai ganhar ainda mais importância

Com a tendência para o trabalho híbrido, muitas empresas estão a tornar as suas áreas mais densas. Quando há mais pessoas no mesmo espaço nos dias de presença, aumentam o ruído e a circulação. E é precisamente nessa altura que os trabalhadores precisam de mais foco para aproveitar os dias no escritório de forma produtiva e não regressar ao teletrabalho exaustos.

Para as lideranças, vale a pena olhar para indicadores como erros, rotatividade, densidade de reuniões e baixas médicas. Muitas vezes, por detrás de problemas “silenciosos” está um cérebro sobrecarregado: pouco recuo, demasiados estímulos, multitarefa a mais.

Quem desenha escritórios como se fossem ferramentas para o cérebro - com zonas de silêncio, regras claras para interrupções e uma acústica levada a sério - dá às equipas uma vantagem concreta. Não porque o espaço resolva tudo de forma mágica, mas porque deixa finalmente de trabalhar contra a capacidade cognitiva das pessoas.